Політика конфіденційності та обробки даних

Правила обробки даних, документів, результатів конвертації та технічних постачальників

1. Загальні положення

Ця Політика конфіденційності та обробки даних пояснює, які дані обробляються під час використання онлайн-сервісу JDOC, з якою метою, кому можуть передаватися, як довго зберігаються та які права має користувач.

Сервіс JDOC — програмний онлайн-сервіс для автоматичного розпізнавання первинних документів України, витягування реквізитів і перетворення даних у структурований формат JSON для використання в облікових, ERP, CRM та інших інформаційних системах.

У цій Політиці терміни “Сервіс JDOC”, “Оператор Сервісу”, “Виконавець”, “ми”, “нас”, “наш” означають відповідного суб’єкта господарювання, який забезпечує роботу Сервісу JDOC, адмініструє його функціонал, приймає оплату за послуги та/або здійснює обробку даних у межах надання Сервісу.

Реквізити відповідного Виконавця можуть зазначатися у рахунку, платіжній формі, особистому кабінеті, акті, інвойсі або іншому документі, сформованому під час оплати чи користування Сервісом JDOC.

2. Ролі в обробці даних

Щодо даних облікового запису, тарифів, оплат, технічної безпеки, звернень у підтримку та адміністрування Сервісу Оператор Сервісу може діяти як володілець персональних даних.

Щодо Документів, які користувач завантажує для розпізнавання, Оператор Сервісу діє як технічний розпорядник або обробник таких даних за дорученням користувача та виключно для цілей надання функцій Сервісу JDOC, якщо інше не передбачено окремою домовленістю сторін.

Користувач відповідає за законність передання Документів, наявність прав, повноважень, дозволів або згод на їх обробку, а також за те, що такі Документи можуть бути оброблені в межах цієї Політики.

3. Які дані ми можемо обробляти

Під час користування Сервісом JDOC можуть оброблятися такі категорії даних:

• дані облікового запису: ім’я, прізвище, email, телефон, назва компанії або ФОП, посада, мова інтерфейсу, налаштування кабінету;
• дані авторизації та безпеки: логіни, хеші паролів, токени, API-ключі, IP-адреси, user-agent, журнали входів, технічні ідентифікатори;
• платіжні та тарифні дані: обраний тариф, рахунки, статуси оплат, суми, валюта, історія використання, дані для виставлення документів;
• Документи, які користувач завантажує для обробки: PDF, PNG, JPG, зображення, скани або інші файли, а також їх вміст, якщо це необхідно для розпізнавання;
• проміжні технічні дані обробки: тимчасові фрагменти, OCR-результати, технічні метадані, службові статуси, черги обробки;
• Результати конвертації: JSON, витягнуті реквізити, тип документа, поля документа, значення, статуси, попередження, помилки, технічні ідентифікатори;
• дані інтеграцій: webhook-адреси, статуси доставки, журнали API-запитів, відповіді зовнішніх систем без надмірного зберігання вмісту документів;
• дані звернень у підтримку: повідомлення, файли, технічні описи проблем, історія комунікації;
• дані партнерської програми: реквізити партнера, історія залучень, бонуси, документи для компенсації, рахунки, акти, інвойси.

4. Цілі обробки даних

Дані обробляються для таких цілей:

• надання доступу до Сервісу JDOC;
• автоматичне розпізнавання Документів і формування Результатів конвертації;
• передача Результатів конвертації користувачу, через API, webhook або інтеграції;
• створення, адміністрування та захист облікового запису;
• тарифікація, білінг, облік використання, виставлення рахунків та інших документів;
• технічна підтримка, діагностика помилок і покращення стабільності Сервісу;
• захист від шахрайства, спаму, несанкціонованого доступу та технічних атак;
• адміністрування партнерської програми;
• виконання вимог законодавства, обліку та безпеки.

5. Обробка Документів та строк зберігання

Сервіс JDOC не є архівом документів і не призначений для довгострокового зберігання первинних документів користувача.

Оригінали завантажених Документів, дані Документів у складі оригінальних файлів, проміжні копії, OCR-фрагменти та тимчасові дані обробки використовуються лише для виконання конвертації та не зберігаються після завершення обробки, крім випадків технічної необхідності у межах короткого строку обробки, черги або аварійного відновлення.

Результати конвертації Документів зберігаються протягом 30 календарних днів з моменту формування результату. Після завершення цього строку Результати конвертації видаляються або знеособлюються, якщо інше не вимагається законодавством, безпекою, обліком платежів або окремою письмовою домовленістю з користувачем.

Користувач може самостійно зберегти Результати конвертації у своїй інформаційній системі або видалити їх раніше, якщо відповідний функціонал доступний у Сервісі.

Сервіс JDOC не гарантує можливість відновлення Документів або Результатів конвертації після їх видалення.

6. Передача даних третім технологічним системам, AI/OCR-постачальникам

Для надання функцій розпізнавання та конвертації Сервіс JDOC може використовувати сторонні технологічні системи, включаючи AI/OCR-системи, хмарну інфраструктуру, сервіси зберігання, обробки файлів, безпеки, моніторингу, логування, доставки повідомлень та інші технічні сервіси.

Завантажуючи Документ у Сервіс JDOC, користувач погоджується, що Документ, його вміст, фрагменти, технічні метадані, проміжні дані та/або Результати конвертації можуть передаватися таким третім технологічним системам, у тому числі AI/OCR-системам, виключно з метою обробки Документів і надання Сервісу.

Таке передання може передбачати обробку даних за межами інфраструктури Оператора Сервісу та/або за межами України, якщо це необхідно для роботи відповідних технологічних постачальників.

Оператор Сервісу обирає технологічних постачальників з урахуванням технічних, безпекових та комерційних вимог Сервісу. Перелік конкретних постачальників може змінюватися та не обов’язково відображається в інтерфейсі користувача, якщо така інформація належить до внутрішньої технічної або комерційної інформації Сервісу.

7. Підтвердження користувача щодо змісту Документів

Передаючи Документи до Сервісу JDOC, користувач підтверджує, що:

• має законні права, повноваження, дозволи та/або згоди для передання Документів на обробку;
• Документи не містять державної таємниці, банківської таємниці, комерційної таємниці, конфіденційної інформації з особливим режимом доступу або іншої інформації, яка вимагає спеціальних умов обробки, захисту чи зберігання;
• Документи не потребують особливих умов зберігання, спеціального режиму доступу, локальної обробки без передачі третім технологічним системам, окремого NDA або іншого спеціального правового режиму, якщо такі умови не погоджені із Сервісом окремо в письмовій формі;
• передання Документів до сторонніх технологічних систем, включаючи AI/OCR-системи, не порушує права, договори, внутрішні політики або зобов’язання користувача перед третіми особами;
• користувач несе відповідальність за законність, зміст і допустимість завантаження Документів до Сервісу JDOC.

Якщо Документ містить інформацію, що потребує спеціального режиму обробки або зберігання, користувач не повинен завантажувати такий Документ до Сервісу без попереднього окремого письмового погодження з Оператором Сервісу.

8. Строки зберігання різних категорій даних

Сервіс застосовує такі базові строки зберігання, якщо інше не передбачено законом, безпековою необхідністю або окремою домовленістю:

• оригінали Документів і тимчасові дані обробки — лише протягом технічного строку, необхідного для конвертації, після чого видаляються;
• Результати конвертації Документів — 30 календарних днів з моменту формування результату;
• технічні логи без вмісту Документів — до 180 календарних днів для безпеки, діагностики та захисту від зловживань;
• дані облікового запису — протягом строку існування облікового запису та розумного строку після його закриття, якщо це потрібно для обліку, безпеки або виконання вимог законодавства;
• платіжні, договірні, бухгалтерські та партнерські документи — протягом строків, необхідних для обліку, підтвердження операцій, виконання договорів і вимог законодавства.

9. Безпека даних

Оператор Сервісу впроваджує технічні та організаційні заходи безпеки, спрямовані на захист даних від несанкціонованого доступу, втрати, зміни, розкриття або знищення.

До таких заходів можуть належати контроль доступу, шифрування каналів передання, ізоляція середовищ, журналювання дій, резервне копіювання системних даних, обмеження доступу співробітників або підрядників, моніторинг технічних подій і реагування на інциденти.

Жоден спосіб передання або зберігання даних не є абсолютно безпечним. Користувач розуміє технічні ризики використання онлайн-сервісів та зобов’язується не завантажувати дані, для яких потрібен спеціальний режим зберігання або обробки, без окремого погодження.

10. Доступ співробітників та підрядників

Доступ до даних можуть мати лише ті співробітники, підрядники або технологічні постачальники, яким такий доступ потрібен для роботи Сервісу, технічної підтримки, безпеки, білінгу або виконання законних обов’язків.

Оператор Сервісу може застосовувати обмеження доступу, ролі, журнали дій та інші технічні заходи для контролю доступу до даних.

11. Передання даних третім особам

Дані можуть передаватися третім особам у таких випадках:

• технологічним постачальникам, необхідним для роботи Сервісу;
• платіжним, банківським, бухгалтерським або документальним сервісам для оплати, обліку та оформлення документів;
• постачальникам хостингу, хмарної інфраструктури, безпеки, логування, моніторингу та комунікацій;
• обліковим, ERP, CRM або іншим системам користувача за налаштуваннями самого користувача;
• державним органам, суду або іншим особам, якщо таке передання прямо вимагається законом або законним запитом;
• правонаступникам або залученим особам у разі реорганізації, передачі бізнесу або зміни оператора Сервісу, за умови дотримання вимог щодо захисту даних.

12. Права користувача

Користувач може звернутися до Сервісу JDOC для реалізації прав щодо своїх персональних даних, зокрема для отримання інформації про обробку, уточнення, оновлення, видалення, обмеження обробки або відкликання згоди, якщо така згода була підставою обробки.

Окремі дані можуть зберігатися навіть після запиту на видалення, якщо це необхідно для виконання договору, обліку платежів, безпеки, захисту прав, вирішення спорів або виконання вимог законодавства.

Запити щодо персональних даних надсилаються через контактні дані, зазначені на сайті JDOC або в цій Політиці. Для захисту даних Оператор Сервісу може вимагати підтвердження особи або повноважень заявника.

13. Cookies та аналітика

Сайт і кабінет JDOC можуть використовувати cookies, локальне сховище браузера, технічні ідентифікатори та подібні технології для авторизації, безпеки, збереження налаштувань, аналітики, покращення роботи Сервісу та запобігання зловживанням.

Користувач може обмежити використання cookies у налаштуваннях браузера, але окремі функції Сервісу можуть працювати некоректно без необхідних технічних cookies.

14. Дані дітей

Сервіс JDOC призначений для використання у професійних, підприємницьких та господарських цілях. Користувачі не повинні передавати до Сервісу персональні дані дітей або інші чутливі категорії даних, якщо для цього немає законних підстав і якщо такі дані потребують спеціального режиму обробки або зберігання.

15. Інциденти безпеки

У разі виявлення інциденту безпеки Оператор Сервісу вживатиме розумних заходів для локалізації, аналізу та усунення наслідків інциденту. Якщо інцидент може суттєво вплинути на права користувача, Оператор Сервісу може повідомити користувача доступним способом з урахуванням характеру інциденту та вимог законодавства.

16. Зміни до Політики

Оператор Сервісу має право в односторонньому порядку змінювати цю Політику шляхом публікації нової редакції на сайті JDOC або в особистому кабінеті.

Актуальна редакція Політики публікується на сайті JDOC. Продовження використання Сервісу після публікації нової редакції означає ознайомлення користувача з оновленою Політикою.

17. Контакти

З питань конфіденційності, обробки даних, видалення Результатів конвертації або реалізації прав щодо персональних даних користувач може звернутися до Сервісу JDOC через email support@jdoc.net.ua.

Реквізити відповідного Виконавця зазначаються у рахунку, платіжній формі, особистому кабінеті, акті, інвойсі або іншому документі, сформованому під час оплати чи користування Сервісом JDOC.